Partnersysteme DMS ECM

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DMS / ECM

Papierberge adé – scrollen Sie anstatt Ihre Ordner zu wälzen.

Mit dem DMS/ECM von d.velop und der Anbindung an die Sage Office Line/Sage 100 haben Sie die Möglichkeit Ihre Papierdokumente ordnungsgemäß, transparent und sicher nach GoBD zu archivieren. Durch die Digitalisierung sparen Sie Kosten – der Papierverbrauch wird gering gehalten, da unnötiges Kopieren entfällt. Sie können Ihre E-Mails, Grafiken, Kontakt- und Mediadaten, digitale Dokumente (PDF, Word Dateien, usw.) papierlos archivieren. In der zentralen, digitalen Ablage haben alle berechtigten Personen einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Aufwändiges und kostenintensives Ordnerwälzen ist Vergangenheit – in der schnellen und einfachen Suche sparen Sie wertvolle Arbeitszeit.

Vollständig und verständlich

Bei der Archivierung wird eine Dokumentenversionierung mit Zeitstempel erstellt und dem Erfasser zugewiesen. Durch diese lückenlose und verlustfreie Dokumentation werden alle Änderungen und Neuerungen der Dateien nachvollziehbar, aktuell und strukturiert erfasst. Alle gesammelten Informationen sind jederzeit unabhängig vom Standort in der aktuellsten Version abrufbar.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit beim Archivieren von Dokumenten steht an oberster Stelle. Sie können Ihre Dokumente und Daten mit einem Datensicherungskonzept extern archivieren und sichern. Das Risiko der ungewollten Aktenvernichtung durch externe Einflüsse ist mit einem DMS/ECM somit nichtig. Die interne Sicherheit wird mit den Sicherheitsstufen des DMS/ECM gewährleistet – durch die Vergabe von Lese-, Schreib und Änderungsrechte können Sie bestimmen, welche Benutzergruppen Einsicht Ihre Daten haben.

Informationsaustausch per Knopfdruck

Zügig eine wichtige E-Mail weiterleiten, eingegangene Post einem Mitarbeiter zuweisen – ganz einfach mit nur einem Mausklick. Optimieren Sie mit dem DMS Ihre Arbeitsprozesse und verkürzen Sie Ihren Arbeitsaufwand. Zeitaufwändiges Kopieren, Scannen und Dokumente einreichen entfallen, Ihnen steht der zentrale Zugriff Ihrer gewünschten Dokumente für den geschäftlichen Informationsaustausch sofort zur Verfügung.

FUNKTIONEN

Eingangspostverarbeitung

Post- und E-Mail-Dokumente werden samt Anhang direkt nach Posteingang gescannt, Inhaltlich ausgewertet, klassifiziert und an die entsprechenden Mitarbeiterpostfächer versandt. Durch diesen verkürzten Arbeitsweg werden z.B. Rechnungen direkt an die Buchhaltung weitergeleitet und zur Sicherung im zentralen digitalen Archiv abgelegt.  Die elektronische Archivierung gewährleistet eine zuverlässige Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen und die gesetzlichen Anforderungen der Datenhaltung.

E-Mail-Management

Das E-Mail-Management von d.velop wird nahtlos in die Oberfläche Ihres E-Mail-Clients integriert. Somit werden vorhandene E-Mails mit den speicherten Daten des Archivs verknüpft. So stehen alle Informationen, inklusive Datenanhängen zur Verfügung und sind jederzeit abrufbar. Die Speicherung der E-Mails im digitalen Archiv spart den Speicherbedarf und die Kosten des E-Mail-Servers.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Die flexible und individuelle Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop ist nahtlos mit Ihrem Bestellwesen und der Finanzbuchhaltung verbunden und in die buchhalterischen Prozesse integriert. Über eine XML-Schnittstelle werden Rechnungsdaten an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen, mit den vorhandenen Daten verglichen und anschließend verarbeitet. Jeder durchgeführte Arbeitsschritt wird protokolliert und somit werden alle berechtigten Mitarbeiter informiert.

Vertragsmanagement

Verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen für Verträge und greifen Sie bei der Bearbeitung auf alle Funktionen eines professionellen DMS zurück. Erfassen Sie Ihren Vertragsbestand transparent, anhand aller Vertragsrelevanten und gültigen Eigenschaften. Sammeln Sie Vertragsdokumente und alle dazugehörigen Dokumente in einer digitalen Vertragsakte und stellen Sie diese allen berechtigen Mitarbeitern zur Verfügung. Pflegen Sie Stammdaten, definieren Sie Ihre Vertragstypen und die dazugehörigen Detailinformationen zu Ihren Vertrags- und Ansprechpartnern. Lassen Sie sich proaktiv an Fristen erinnern und behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben. Mithilfe der komfortablen Filter- und Auswertungsfunktionen schaffen Sie Transparenz über den gesamten Vertragsgegenstand. Das Vertragsmanagement können Sie problemlos mit Ihrem E-Mail-Client oder Buchhaltungssystem integrieren.

Qualitätsmanagement

Das digitale Qualitätsmanagement optimiert Ihre Prozesse. Es strukturiert die Erstellung, den Genehmigungsablauf, die Publizierung und die Verteilung Ihrer Dokumente. Dadurch ist eine lückenlose Dokumentation mit Einhaltung der ISO-Richtlinien gegeben. Mithilfe von Workflows steuern Sie alle Prozessabläufe Ihrer QM-Dokumente transparent und sicher.