d.velop – Dokumentenverwaltungssystem

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Die d.velop AG entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Verfahren. Das etablierte Portfolio umfasst wichtige Bereiche, wie das Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen. Dabei sind die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. d.velop hilft Unternehmen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten, indem sie digitale Dienste bereitstellt, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.

 

Dokumentenverwaltungssystem – Document Management System (DMS)

Papierberge adé – scrollen Sie anstatt Ihre Ordner zu wälzen.

Mit dem DMS/ECM von d.velop und der Anbindung an die Sage Office Line/Sage 100 haben Sie die Möglichkeit Ihre Papierdokumente ordnungsgemäß, transparent und sicher nach GoBD zu archivieren. Durch die Digitalisierung sparen Sie Kosten – der Papierverbrauch wird gering gehalten, da unnötiges Kopieren entfällt. Sie können Ihre E-Mails, Grafiken, Kontakt- und Mediadaten, digitale Dokumente (PDF, Word Dateien, usw.) papierlos archivieren. In der zentralen, digitalen Ablage haben alle berechtigten Personen einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Aufwändiges und kostenintensives Ordnerwälzen ist Vergangenheit – in der schnellen und einfachen Suche sparen Sie wertvolle Arbeitszeit.

Vollständig und verständlich

Bei der Archivierung wird eine Dokumentenversionierung mit Zeitstempel erstellt und dem Erfasser zugewiesen. Durch diese lückenlose und verlustfreie Dokumentation werden alle Änderungen und Neuerungen der Dateien nachvollziehbar, aktuell und strukturiert erfasst. Alle gesammelten Informationen sind jederzeit unabhängig vom Standort in der aktuellsten Version abrufbar.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit beim Archivieren von Dokumenten steht an oberster Stelle. Sie können Ihre Dokumente und Daten mit einem Datensicherungskonzept extern archivieren und sichern. Das Risiko der ungewollten Aktenvernichtung durch externe Einflüsse ist mit einem DMS/ECM somit nichtig. Die interne Sicherheit wird mit den Sicherheitsstufen des DMS/ECM gewährleistet – durch die Vergabe von Lese-, Schreib und Änderungsrechte können Sie bestimmen, welche Benutzergruppen Einsicht Ihre Daten haben.

Informationsaustausch per Knopfdruck

Zügig eine wichtige E-Mail weiterleiten, eingegangene Post einem Mitarbeiter zuweisen – ganz einfach mit nur einem Mausklick. Optimieren Sie mit dem DMS Ihre Arbeitsprozesse und verkürzen Sie Ihren Arbeitsaufwand. Zeitaufwändiges Kopieren, Scannen und Dokumente einreichen entfallen, Ihnen steht der zentrale Zugriff Ihrer gewünschten Dokumente für den geschäftlichen Informationsaustausch sofort zur Verfügung.

FUNKTIONEN

  • Eingangspostverarbeitung
  • E-Mail-Management
  • Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Vertragsmanagement
  • Qualitätsmanagement
DMS-Leitfaden
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