RO-KA-TECH Journal: Gesetzliche Archivierungspflicht nach GoBD*

11. Oktober 2017
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Gesetzliche Archivierungspflicht nach GoBD*

In den vergangenen Ausgaben haben wir bereits über unterschiedliche Software-Module berichtet. Heute stellen wir Ihnen unsere „Standardlösung“ für die gesetzmäßige Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten vor.

Kann man ein Unternehmen heutzutage effizient und wirtschaftlich führen ohne eine Software, welche die Branche kennt und das Geschäft versteht? Könnte man vielleicht, ist aber mühsam. Funk, Zander & Partner hat sich darauf spezialisiert, die Software Sage 100 an die Branche der Rohr- und Kanaltechnik anzupassen. Für jeden Kunden analysiert FZP die Prozesse im Unternehmen, um maßgeschneidert die beste Lösung zu konfigurieren.

  • Papierberge adé
  • Gesucht und gefunden!
  • Vollständige und verständliche Dokumentenversionierung
  • Datenschutz? Aber sicher!
  • Informationsaustausch per Knopfdruck

Papierberge adé – lassen Sie Ihre Ordner da, wo Sie hingehören: Im (digitalen) Schrank.

Das seit dem 01.01.2015 in Kraft getretene Archivierungspflichtgesetz umfasst nun auch die Archivierung von digitalen Geschäftsunterlagen. Die GoBD löst die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 ab. Die neue gesetzl. Aufbewahrungsfrist besagt, dass digital eingehende Geschäftsunterlagen, wie z.B. E-Mails, Angebote, Rechnungen … usw. für sechs bis zehn Jahre im Original digital zu archivieren sind. Bis zum Ende des Jahres 2017 müssen Unternehmen auf die neue Langzeitarchivierung nach GoBD umgestellt werden.

Sie haben ein Dokument verlegt? Suchen Sie noch in Ihren Papierstapeln nach einer wichtigen Unterlage? Dank des Dokumenten-Management-Systems der Sage 100 haben Sie die Möglichkeit Ihre Papierdokumente ordnungsgemäß, transparent und sicher nach GoBD zu archivieren. Durch die Digitalisierung sparen Sie Kosten – der Papierverbrauch wird gering gehalten und unnötiges Kopieren entfällt. Optional ist ein völliger Verzicht auf die papierlose Aufbewahrung möglich.

Gesucht und gefunden!

Ihre E-Mails, Grafiken, Kontakt- und Mediadaten, wie z.B. Videos der TV-Roboterbefahrung, digitale Dokumente (PDF, Word-Dateien, usw.) werden problem- und papierlos in wenigen Schritten archiviert. In der zentralen Ablage haben alle von Ihnen ausgewählten und berechtigten Personen einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Aufwändiges und kostenintensives Ordnerwälzen ist nunmehr Vergangenheit – in der schnellen und einfachen Suche sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und Nerven.

Vollständig und verständlich

Bei der Archivierung wird eine Dokumentenversionierung mit Zeitvermerk erstellt und dem jeweiligen Erfasser zugewiesen. Durch diese lückenlose und verlustfreie Dokumentation werden alle Änderungen und Neuerungen der Dateien nachvollziehbar, aktuell und strukturiert erfasst. Alle gesammelten Informationen sind jederzeit Ortsunabhängig in der aktuellsten Version abrufbar.

Datenschutz? Aber sicher!

Die Sicherheit von Dokumenten steht auch bei der Archivierung an oberster Stelle. Ihre Dokumente und Daten können Sie mit einem Datensicherungskonzept archivieren und entsprechend der BSI**-Kriterien sichern. Das Risiko der ungewollten Aktenvernichtung durch externe Einflüsse ist mit einem DMS somit nichtig. Die interne Sicherheit wird mit den Sicherheitsstufen des DMS gewährleistet. Durch Vergabe von Lese-, Schreib und Änderungsrechten können Sie bestimmen, welche Benutzergruppen Einsicht auf Ihre Daten haben.

Informationsaustausch per Knopfdruck

Zügig eine wichtige E-Mail weiterleiten, eingegangene Post einem Mitarbeiter zuweisen – das geht ganz einfach mit nur einem Mausklick. Optimieren Sie mithilfe des DMS Ihre Arbeitsprozesse und verkürzen Sie Ihren Arbeitsaufwand. Zeitaufwändiges Kopieren, Scannen und Dokumente einreichen entfallen, Ihnen steht der zentrale Zugriff Ihrer gewünschten Dokumente für den geschäftlichen Informationsaustausch sofort zur Verfügung.

 Lösungen mit Überzeugung

„Die Anwender der VDRK-Branche sind eine Mi­schung aus Dienstleister und Handwerker, für die es einfach keine Standardsoftware gibt“, erklärt Christi­an Zander, Leiter Vertrieb bei Funk, Zander & Partner. 1992 gegründet, ist das Softwarehaus aus Überzeu­gung Händler von Sage, einem führenden Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software. Mehr als dreißig Mitarbeiter an zwei Standorten betreuen die Kunden – auch vor Ort – und entwickeln eigene Branchensoft­ware, die sich in die Sage 100 integrieren lässt. „Wir sehen uns als Lösungsanbieter, nicht als reiner Softwareverkäufer“, beschreibt Zander das Selbstver­ständnis des Hauses. „Wir analysieren die Prozesse im Unternehmen und beraten bezüglich der Organisa­tion, denn die Software ist letztlich nur ein Hilfsmittel, um die Abläufe effizient zu gestalten.“

Zum Kundenkreis von Funk, Zander & Partner gehören Dienstleister, zum Beispiel aus der IT, dem Marketing und Ingenieurgesellschaften. „Spezialisiert haben wir uns ebenfalls auf Unternehmen der Rohr- und Kanal­technik“, sagt Zander. „Schon viele Firmen arbeiten mit unserer Software: Sage 100 ist für verschie­dene Unternehmensgrößen standardisiert, darauf setzen wir unsere Branchenlösung auf. Für Rohr- und Kanalreinigung haben wir die Sage Module für 10 bis 70 Mitarbeiter verwendet, aber unsere integrierte Lö­sung ist auch für größere Unternehmen geeignet.“

*(GoBD = Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff)
**(BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)

 

RO-KA-TECH-Journal 03/2017

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