RO-KA-TECH Journal: Dokumentenmanagement

1. August 2016
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Dokumentenmanagement (DMS)

 

In den vergangenen Ausgaben haben wir bereits über unterschiedliche Software-Module berichtet. Heute stellen wir Ihnen unsere „Standardlösung“ für die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten vor.

Kann man ein Unternehmen heutzutage effizient und wirtschaftlich führen ohne eine Software, welche die Branche kennt und das Geschäft versteht? Könnte man vielleicht, ist aber mühsam. Funk, Zander & Partner hat sich darauf spezialisiert, die Software Sage Office Line an die Branche der Rohr- und Kanaltechnik anzupassen. Für jeden Kunden analysiert FZP die Prozesse im Unternehmen, um ihm maßgeschneidert die beste Lösung zu konfigurieren.

  • Papierberge adé

  • Einfach suchen, schnell finden

  • Vollständige und verständliche Dokumentenversionierung

  • Sicherheit und Datenschutz

  • Informationsaustausch per Knopfdruck

Papierberge adé – scrollen Sie, anstatt Ihre Ordner zu wälzen!

Mit dem DMS der Sage Office Line haben Sie die Möglichkeit Ihre Papierdokumente ordnungsgemäß, transparent und sicher nach GoBD zu archivieren. Durch die Digitalisierung sparen Sie Kosten – der Papierverbrauch wird gering gehalten, da unnötiges Kopieren entfällt. Sie können Ihre E-Mails, Grafiken, Kontakt- und Mediadaten, wie z.B. Videos der TV-Roboterbefahrung, digitale Dokumente (PDF, Word Dateien, usw.) papierlos archivieren. In der zentralen, digitalen Ablage haben alle berechtigten Personen einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. Aufwändiges und kostenintensives Ordnerwälzen ist Vergangenheit – in der schnellen und einfachen Suche sparen Sie wertvolle Arbeitszeit.

Vollständig und verständlich

Bei der Archivierung wird eine Dokumentenversionierung mit Zeitstempel erstellt und dem Erfasser zugewiesen. Durch diese lückenlose und verlustfreie Dokumentation werden alle Änderungen und Neuerungen der Dateien nachvollziehbar, aktuell und strukturiert erfasst. Alle gesammelten Informationen sind jederzeit unabhängig vom Standort in der aktuellsten Version abrufbar.

Sicherheit und Datenschutz

 Die Sicherheit beim Archivieren von Dokumenten steht an oberster Stelle. Sie können Ihre Dokumente und Daten mit einem Datensicherungskonzept extern archivieren und sichern. Das Risiko der ungewollten Aktenvernichtung durch externe Einflüsse ist mit einem DMS somit nichtig. Die interne Sicherheit wird mit den Sicherheitsstufen des DMS gewährleistet – durch die Vergabe von Lese-, Schreib und Änderungsrechte können Sie bestimmen, welche Benutzergruppen Einsicht Ihre Daten haben.

Informationsaustausch per Knopfdruck

 Zügig eine wichtige E-Mail weiterleiten, eingegangene Post einem Mitarbeiter zuweisen – ganz einfach mit nur einem Mausklick. Optimieren Sie mit dem DMS Ihre Arbeitsprozesse und verkürzen Sie Ihren Arbeitsaufwand. Zeitaufwändiges Kopieren, Scannen und Dokumente einreichen entfallen, Ihnen steht der zentrale Zugriff Ihrer gewünschten Dokumente für den geschäftlichen Informationsaustausch sofort zur Verfügung.

Lösungen mit Überzeugung

„Die Anwender der VDRK-Branche sind eine Mi­schung aus Dienstleister und Handwerker, für die es einfach keine Standardsoftware gibt“, erklärt Christi­an Zander, Leiter Vertrieb bei Funk, Zander & Partner. 1992 gegründet, ist das Softwarehaus aus Überzeu­gung Händler von Sage, einem führenden Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software. Mehr als dreißig Mitarbeiter an zwei Standorten betreuen die Kunden – auch vor Ort – und entwickeln eigene Branchensoft­ware, die sich in die Sage Office Line integrieren lässt. „Wir sehen uns als Lösungsanbieter, nicht als reiner Softwareverkäufer“, beschreibt Zander das Selbstver­ständnis des Hauses. „Wir analysieren die Prozesse im Unternehmen und beraten bezüglich der Organisa­tion, denn die Software ist letztlich nur ein Hilfsmittel, um die Abläufe effizient zu gestalten.“

Zum Kundenkreis von Funk, Zander & Partner gehören Dienstleister, zum Beispiel aus der IT, dem Marketing und Ingenieurgesellschaften. „Spezialisiert haben wir uns ebenfalls auf Unternehmen der Rohr- und Kanal­technik“, sagt Zander. „Schon viele Firmen arbeiten mit unserer Software: Sage Office Line ist für verschie­dene Unternehmensgrößen standardisiert, darauf setzen wir unsere Branchenlösung auf. Für Rohr- und Kanalreinigung haben wir die Sage Module für 10 bis 70 Mitarbeiter verwendet, aber unsere integrierte Lö­sung ist auch für größere Unternehmen geeignet.“

RO-KA-TECH-Journal 03/2016

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