Das Jahr 2025 bringt bedeutende Veränderungen für die elektronische Rechnungsstellung mit sich, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Erfahren Sie, welche Neuerungen auf Sie zukommen und wie Sie mit der richtigen Software optimal vorbereitet sind.
Die wichtigsten Neuerungen der E-Rechnung ab 2025
Ab dem Jahr 2025 werden Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Diese Neuerung zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen und die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Eine der bedeutendsten Änderungen ist die Einführung eines einheitlichen Formats für elektronische Rechnungen, das den Datenaustausch zwischen Unternehmen erleichtern soll. Zudem wird die Pflicht zur Archivierung digitaler Rechnungen verschärft, um die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Herausforderungen für Unternehmen bei der Umstellung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt für viele Unternehmen erhebliche Herausforderungen mit sich. Einer der größten Hürden ist die Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur an die neuen gesetzlichen Anforderungen. Dies erfordert nicht nur finanzielle Investitionen, sondern auch Schulungen für Mitarbeiter, die mit den neuen Systemen arbeiten müssen.
Ein weiteres Problem besteht in der Integration der E-Rechnung in bestehende Geschäftsprozesse. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten nahtlos in ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme fließen, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden.
Relevante gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen
Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte gesetzliche Vorgaben zu beachten. Dazu gehört die Verwendung eines standardisierten Formats, das von der Europäischen Union vorgegeben wird. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen.
Auch die Archivierung spielt eine wichtige Rolle. Elektronische Rechnungen müssen in einem revisionssicheren Format gespeichert und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dies stellt sicher, dass die Rechnungen bei einer Steuerprüfung jederzeit zugänglich und unverändert sind.
Lösungsansätze: ERP- und DMS-Software für eine reibungslose Integration
Um die Herausforderungen der E-Rechnung zu meistern und bis 2025 die Anforderungen dafür zu erfüllen, müssen Unternehmen jetzt handeln. Mit der richtigen Unternehmenssoftware, wie zum Beispiel von Sage (Sage 100) oder von Haufe (Haufe X360) ist die reibungslose Integration der E-Rechnung in die internen Geschäftsprozesse möglich. Passende Module, Erweiterungen oder Schnittstellen für diese Softwarelösungen bieten umfassende Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung und helfen dabei, den gesamten Prozess zu automatisieren.
Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, elektronische Rechnungen direkt aus der Software heraus zu erstellen, zu versenden und zu archivieren. Darüber hinaus unterstützen sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bieten Funktionen zur Überprüfung der Datenqualität, um Fehler zu minimieren.
Best Practices und Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Um die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen frühzeitig mit der Planung beginnen. Dazu gehört eine Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und die detaillierte Anforderungsanalyse durch einen Experten.
Mit über 30 Jahren Erfahrung und mehr als 1.000 erfolgreich abgeschlossenen Projekten jährlich sind wir Ihr verlässlicher Partner für Software- und IT-Beratung. Als familiengeführtes Unternehmen mit regionaler Präsenz in Leipzig, Karlsruhe und Magdeburg bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Softwareanpassungen, die perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Unser Entwicklerteam sorgt für schnelle Implementierung und nachhaltige Lösungen, während unser fortlaufender Support sicherstellt, dass Sie auch nach Abschluss des Projekts stets gut betreut sind. Wir bauen auf langfristige Partnerschaften und entwickeln gemeinsam mit Ihnen zukunftssichere Lösungen.
