Ausgangssituation:
Die Bonvita Group, welche Tochtergesellschaften zur Speisenzubereitung betreut, stand vor der Herausforderung, das bestehende System zur Eingangsrechnungsprüfung abzulösen. Das Unternehmen hatte bisher Softfolio verwendet, um die Eingangsrechnungen zu verwalten. Allerdings gab es einige Probleme: Die Konfiguration war kompliziert, es fehlte eine OCR-Erkennung, und die Datenerfassung war fehlerhaft. Das Ziel bestand nun darin, die Rechnungsprüfung mit CANDIS einzuführen, um diese Herausforderungen zu meistern.
Projektumsetzung:
Das Projekt wurde im Jahr 2023 innerhalb von 2 bis 3 Monaten umgesetzt. Eine besondere Herausforderung war die Einführung der neuen Software CANDIS für mehr als 100 Mandanten und Kochprofis. Außerdem musste eine Verbindung zu Sage eingerichtet werden, um einen reibungslosen Austausch von Daten zu gewährleisten.
Highlights:
Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts wurde durch mehrere technische Highlights geprägt. Ein zentrales Element war die Einführung einer OCR-Erkennung, die es ermöglichte, Rechnungen automatisiert zu scannen und zu erfassen. Dies trug erheblich zur Effizienzsteigerung bei. Durch das mitlernende System von Candis, das sich im Laufe der Nutzung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpasst, wurde die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit erhöht.
Die CANDIS-Software konnte schnell und effizient eingerichtet werden, was den gesamten Prozess beschleunigte. Eine einfache Schnittstelle zu Sage optimierte zusätzlich die Rechnungsverarbeitung und sorgte für einen reibungslosen Ablauf. Darüber hinaus erleichtern nun Workflows und Kommentarfunktionen die interne Zusammenarbeit und ermöglichen eine bessere Nachverfolgung der Rechnungen. Insgesamt trugen diese technischen Innovationen dazu bei, die Effizienz und Transparenz im Rechnungsmanagement von Bonvita erheblich zu verbessern.
Vorteile für den Kunden:
Nach der erfolgreichen Einführung von CANDIS profitiert das Unternehmen von mehreren Vorteilen:
- Die automatisierte OCR-Erkennung verbessert die Effizienz und Genauigkeit bei der Erfassung von Eingangsrechnungen.
- Das mitlernende System von Candis reduziert manuelle Eingriffe und passt sich kontinuierlich den Anforderungen des Unternehmens an.
- Dank der schnellen Einrichtung von CANDIS konnte das System in kurzer Zeit produktiv eingesetzt werden.
- Die einfache Integration mit Sage ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
- Workflows und Kommentarfunktionen verbessern die interne Abstimmung und erhöhen die Transparenz der Rechnungsprüfung.
Betreuung und Folgeprojekte:
Auch nach der erfolgreichen Einführung der CANDIS-Lösung wird das Catering-Unternehmen weiterhin betreut. Geplant ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems, um die Effizienz der Prozesse noch weiter zu steigern.
Fazit:
Dieser Referenzbericht zeigt, wie die Einführung der CANDIS Rechnungsprüfung die Effizienz und Genauigkeit bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen erheblich steigern konnte. Dank der OCR-Erkennung, der intuitiven Schnittstellen und der stetig optimierten Technologie bietet die neue Lösung eine nachhaltige Verbesserung der internen Abläufe.
