Ausgangssituation:
Ein Unternehmen aus der Automobilbranche – die Audi Planung GmbH, bietet Ingenieur- und Digitalisierungsdienstleistungen im Rahmen von Projekten an. Die Firma verwendete Excel-Listen zur Erfassung der Arbeitszeiten des Personals. Das stellte sich jedoch als unflexibel und zeitaufwendig heraus. Eine wichtige Zielsetzung des Projekts war somit die Einführung einer softwarebasierten Lösung zur Arbeitszeiterfassung sowie zur Erfassung von Projektzeiten. Besonders die fehlenden Möglichkeiten zum Projektcontrolling und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung durch gesetzliche Regelungen, machten die Ablösung der bisherigen Arbeitsweise unumgänglich.
Projektumsetzung:
Die Implementierung der neuen Zeiterfassung erfolgte in einem Zeitraum von 6 bis 9 Monaten. Die Umsetzung erforderte die Beteiligung verschiedener Stakeholder im Unternehmen aus unterschiedlichen Abteilungen, darunter Mitarbeitende, Vorgesetzte, Projektleitungen, Buchhaltung, IT und der Betriebsrat. Eine besondere technische Herausforderung bestand darin, eine Verbindung zwischen Sage HR und Sage 100 zu schaffen, die sowohl für die Erfassung von Arbeitszeiten als auch für das Projektcontrolling geeignet schien.
Highlights:
Das Projektteam von FZP stand vor der Herausforderung, trotz begrenzter Dokumentation und Information, eigenständig die Funktionsweise der Schnittstelle zwischen Sage HR und Sage 100 zu erarbeiten. Der Erfolg des Projekts war maßgeblich auf die hohe Kompetenz der FZP-Teams zurückzuführen. Besonders hervorzuheben ist die effektive Zusammenarbeit der HR- und ERP-Teams, die eine schnelle und effiziente Problemlösung ermöglichten. Ein weiteres Highlight war die Option, die Auswertungen für Vorgesetzte und Mitarbeitende in großem Umfang zu individualisieren. Die Mitarbeitenden konnten nun ihre wichtigen Projekt- und Arbeitszeiten effizient erfassen, während Vorgesetzte und Projektleitende die Möglichkeit hatten, umfassende Auswertungen zu erstellen und gezielt auf die Projektstunden zuzugreifen.
Vorteile für den Kunden:
Die Einführung der neuen Lösung brachte dem Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung: Die neue Lösung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht die einfache Freigabe von Wochenendarbeiten durch Vorgesetzte.
- Verbessertes Projektcontrolling: Die Projektstunden können nun über das FZP Projektmanagement übersichtlich und konsolidiert eingesehen werden.
- Direkte Verknüpfung zur Lohnbuchhaltung: Mehrarbeit und Zuschläge können nun direkt erfasst und automatisch abgerechnet werden, was manuelle Nachbearbeitungen minimiert.
- Mitarbeiterfreundliche Erfassung: Die Lösung ermöglicht eine komfortable Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten, ohne dass zusätzlicher Aufwand für die Mitarbeitenden entsteht.
Betreuung und Folgeprojekt:
Auch nach der erfolgreichen Implementierung der neuen Projektzeiterfassung bleibt das Unternehmen weiterhin durch FZP betreut. Die Lösung wird fortlaufend gewartet und nach Kundenbedarf weiterentwickelt. Im Rahmen der Betreuung hat sich das Unternehmen für weitere Folgeprojekte entschieden, darunter die Einführung der digitalen Personalakte sowie die Kapazitätsplanung im FZP Projektmanagement.
Fazit:
Dieser Referenzbericht verdeutlicht, wie das Unternehmen durch die Einführung einer softwarebasierten Projektzeiterfassung nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung erfüllen konnte, sondern auch wesentliche Verbesserungen im Projektcontrolling und in der Lohnbuchhaltung erzielte. Die erfolgreiche Zusammenarbeit der verschiedenen Teams und die Anpassungsfähigkeit der neuen Lösung stellten sicher, dass alle Anforderungen des Unternehmens effizient umgesetzt wurden.
