Ausgangssituation:
Das Difu nutzte bisher Excel-Tabellen und eigene Access-Datenbanken, um seine Projekte zu verwalten. Diese Lösung benötigte viel manuelle Arbeit und aufwendige Überprüfungen. Zudem gab es keine durchgängigen Prozesse, was die Effizienz
beeinträchtigte. Ziel des Projekts war die Einführung von FZP Projektmanagement (FZP PM) mit integrierter Projektzeiterfassung und den dazugehörigen Auswertungsmöglichkeiten.
Projektumsetzung:
Die Umsetzung des Projekts erstreckte sich über die Jahre 2023 und 2024und umfasste mehrere komplexe Aufgaben. Eine wichtige Herausforderung bestand darin, die Kundenprozesse abzubilden, insbesondere die Umrechnung von Arbeitsverträgen von Prozent in Stunden und deren Einbindung in das FZP PM-System. Zudem musste eine HR-Anbindung entwickelt werden, um die Anlage von Mitarbeitenden sowie den Import von Arbeits- und Fehlzeiten zu ermöglichen.
Highlights:
Ein besonderes Highlight des Projekts war die erfolgreiche Umsetzung einer HR-Schnittstelle, die mehrere wichtige Funktionen abdeckte:
- Mitarbeiteranlage
- Arbeits- und Fehlzeitenimport
- Authentifizierung der Mitarbeitenden aus der Webzeiterfassung gegen das Sage Mitarbeiterportal
- Import von Kalkulationen zur automatisierten Projektanlage
Diese Funktionen führten dazu, dass die bisherigen manuellen Abläufe deutlich einfacher und automatisiert wurden.
Vorteile für den Kunden:
Durch die Einführung von FZP PM und die dazugehörigen Schnittstellen profitierte das Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:
- Automatisierte Mitarbeiteranlage inklusive Zeitmodelle
- Zeitenimport aus dem HR-System in die FZP PM Webzeiterfassung
- Verteilung der Arbeitszeiten auf Projekte für ein besseres Projektcontrolling
- Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Analyse von Projekten und Arbeitszeiten
- Import von Kalkulationen mit automatischer Projektanlage
Betreuung und Folgeprojekte:
Nach der erfolgreichen Einführung von FZP PM erhält das DIFU weiterhin Service und Support. Es sind bereits weitere Folgeprojekte geplant, darunter die Einführung von Projektabrechnungen und HüL (Honorar- und Leistungsabrechnungen), welche die Effizienz des Projektmanagements weiter steigern werden.
Fazit:
Dieser Referenzbericht zeigt, wie das öffentliche Institut durch die Einführung von FZP PM seine Prozesse erheblich automatisieren und vereinfachen konnte. Die Anbindung des HR-Systems und die integrierten Auswertungsmöglichkeiten bieten eine moderne und flexible Lösung für die Verwaltung von Projekten und Arbeitszeiten.
