Ausgangssituation:
Einer unserer Kunden – die Bonvita Group, ein mittelständisches und deutschlandweit agierendes Cateringunternehmen kam mit dem Wunsch zu uns die bestehende Kassenbuchlösung von DATEV für ihre Tochtergesellschaften zu modernisieren und in die Sage 100 zu integrieren. Die DATEV-Lösung bot keine Anbindung an die Sage 100 und verursachte hohe monatliche Kosten.
Die Kaufmännische Leitung erkannte die Notwendigkeit einer webbasierten Kassenbuchlösung, um die Effizienz bei der Erfassung und Auswertung der Eingangsrechnungen zu steigern. Das Projektziel war klar: eine Lösung schaffen, die die Eingangsrechnungen effizient erfasst sowie auswertet und dabei vollständig im Sage 100 Rechnungswesen integriert ist.
Projektumsetzung:
Zu den besonderen Herausforderungen des Projekts zählten sowohl technische als auch organisatorische Aspekte.
Technisch gesehen war die Integration der Lösung in das bestehende System eine komplexe Aufgabe. Die Lösung wurde auf Microsoft Azure gehostet und die Authentifizierung über Microsoft Entra umgesetzt. Eine Echtzeitanbindung an Sage 100 wurde durch die interne Sage API realisiert. Zudem wurde das Projekt auf Basis der „Blazor Server“-Technologie umgesetzt, die eine moderne und flexible Anwendung ermöglicht. Darüber hinaus wurden umfassende Anpassungen bei den Belegen und Belegtexten implementiert, um flexibel auf Veränderungen in den Geschäftsprozessen reagieren zu können.
Organisatorisch stellte der Wechsel des Systembetreuers während der Projektlaufzeit eine weitere Herausforderung dar. Trotz dieser Schwierigkeiten konnten die Projektziele erfolgreich erreicht werden.
Highlights:
Ein hervorzuhebendes Highlight war die Lösung der technischen Herausforderungen durch die Implementierung mit „Blazor Server“, was zur fachlichen Weiterentwicklung der FZP-Mitarbeitenden führte. Die neue Anwendung ermöglicht es mehreren hundert Mitarbeitenden gleichzeitig, Eingangsrechnungen zu erfassen, die direkt in die Sage 100 gebucht werden. Die dazugehörigen digitalen Belege werden im Sage DMS abgelegt, wodurch doppelte Bearbeitungen vermieden und der gesamte Prozess optimiert wurde.
Ein weiterer Erfolg war die Erhöhung der Anwendungssicherheit durch die Anbindung der Web-Applikation an Microsoft Entra. Diese Maßnahme stellt sicher, dass die NIS2-Richtlinien der EU eingehalten werden, was eine zusätzliche Sicherheit für das Unternehmen darstellt.
Vorteile für den Kunden:
Nach der erfolgreichen Projektumsetzung profitiert das Unternehmen durch:
- Schnellere Erfassung der Eingangsrechnungen: Die Tochtergesellschaften können Eingangsrechnungen nun wesentlich schneller erfassen, was die Effizienz deutlich erhöht.
- Entlastung des Innendienstes: Da die Eingangsrechnungen in Echtzeit in Sage 100 einsehbar sind, wird der Innendienst erheblich entlastet.
- Umsetzung der NIS2-Richtlinien der EU: Die Sicherheitsstandards der EU werden durch die neue Lösung erfüllt.
- Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung der Prozesse und die Abschaffung der alten, kostspieligen DATEV-Lösung spart das Unternehmen erhebliche Kosten.
- Zukunftsfähigkeit: Die Lösung bietet jederzeit die Möglichkeit zur weiteren Individualisierung, um sich an zukünftige Anforderungen anzupassen.
Betreuung und Folgeprojekte:
Auch nach erfolgreicher Projektumsetzung bleibt das Unternehmen weiterhin betreut und erhält kontinuierlichen Service und Support. Obwohl derzeit noch keine konkreten Folgeprojekte planbar sind, hat das Unternehmen die Basis für zukünftige Optimierungen und Erweiterungen gelegt.
Fazit:
Dieser Projekterfolg zeigt eindrucksvoll, wie ein Unternehmen durch die Einführung einer webbasierten Kassenbuchlösung signifikante Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen erzielen kann, während gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz erheblich gesteigert wird.
